Bewaarplicht digitale administratie

Doordat er steeds meer gedigitaliseerde administraties zijn, krijgen wij vaak de vraag van klanten hoe de administratie bewaard moet worden en hoe deze aangeleverd dient te worden tijdens een eventuele belastingcontrole.

 

Wat moet u bewaren? En hoe lang?

Volgens de fiscale bewaarplicht moet je alles wat van belang is voor de bedrijfsvoering, bewaren in de vorm waarin je het hebt ontvangen. De bewaartermijn hiervoor is 7 jaar en voor onroerend goed is dit 10 jaar. Voorbeeld: uw inkoopfactuur gedateerd op 10-01-2018 mag pas worden weggegooid na 2026.

 

Welke gegevens moet u bewaren?

De organisatie moet alle gegevensdragers (zowel fysiek als digitaal) waarop gegevens zijn vastgelegd die voor de Belastingdienst van belang zijn, bewaren. Het gaat onder andere om de volgende onderdelen van de administratie:

  • Loonadministratie;
  • In- en verkoopadministratie;
  • Grootboek;
  • Debiteuren- en crediteurenadministratie;
  • Voorraadadministratie.

Het uitgangspunt hierbij is: dat de gegevens in de vorm waarmee zij deel uit gaan maken van de administratie, worden bewaard. En daarnaast te allen tijde kunnen worden getoond, waardoor de belastingcontrole binnen redelijke termijn kan plaatsvinden.

 

Converteren

Conversie is het overbrengen van gegevens naar een andere gegevensdrager. Conversie is op grond van artikel 52 lid 5 AWR (Algemene wet inzake rijksbelastingen) onder de volgende voorwaarden toegestaan.

  • Alle gegevens worden overgezet;
  • Zij moeten inhoudelijk juist worden overgezet;
  • De nieuwe gegevensdrager moet tijdens de gehele bewaartermijn beschikbaar zijn;
  • De geconverteerde gegevens moeten binnen redelijke tijd reproduceerbaar en leesbaar zijn;
  • De controle van de geconverteerde gegevens moet binnen redelijke termijn kunnen worden uitgevoerd.

 

Het inscannen van papieren documenten om deze daarna digitaal op te kunnen slaan valt ook onder conversie. Ook bij het inscannen van de documentatie moet men aan de hierboven genoemde eisen voldoen. Daarnaast dient alle informatie op alle bladzijden en bijlagen van het document geconverteerd worden. Let hierbij ook op de echtheidskenmerken zoals papiersoort, kleur, logo etc.

Een uitdraai uit bepaalde administratiesystemen kan samengevatte gegevens tonen. Het enkel bewaren en inzichtelijk maken van de transacties die in een bepaalde termijn zijn uitgevoerd, is voor het voldoen aan de fiscale bewaarplicht echter niet voldoende.

 

Wilt u meer informatie over de bewaarplicht of heeft u andere vragen?

Neem dan contact op met ons kantoor:


Boekhouding Twente
Lasondersingel 151
7514 BR Enschede
Telefoonnummer: 053-8200915
Email: info@boekhoudingtwente.nl
Website: www.boekhoudingtwente.nl

 

0 antwoorden

Plaats een Reactie

Meepraten?
Draag gerust bij!

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *